Stagiaire Ressources Humaines-Administration RH

STAGIAIRE RESSOURCES HUMAINES – ADMINISTRATION RH & RECRUTEMENT

Lieu : Luxembourg
Type de contrat : Stage conventionné uniquement
Département : Ressources Humaines
Durée : À définir selon les exigences de l’établissement scolaire

À propos du stage

Dans le cadre du développement de notre département Ressources Humaines, nous recherchons un(e) stagiaire RH pour rejoindre notre équipe et participer aux différentes activités administratives, humaines et opérationnelles du service.

Ce stage s'adresse exclusivement à un(e) étudiant(e) actuellement inscrit(e) dans un établissement scolaire ou universitaire et devant effectuer un stage dans le cadre de son cursus.

Stage conventionné obligatoire

Nous ne recherchons pas un candidat à la recherche d'un premier emploi, ni un profil junior ayant terminé ses études.

Une convention de stage tripartite entre l'étudiant(e), son établissement et Smets est obligatoire.

Les candidatures de personnes qui ne sont plus étudiantes ou qui ne peuvent pas fournir de convention de stage ne seront pas retenues.

Votre mission

Ce stage vous permettra de découvrir concrètement le fonctionnement quotidien d'un département Ressources Humaines, avec une forte dimension administrative, organisationnelle et humaine.

Vous serez amené(e) à intervenir progressivement sur plusieurs volets du département.

1. Administration du personnel

Vous participerez notamment à :

• l'encodage et la mise à jour des données RH dans notre logiciel ;
• l'encodage et le suivi des congés annuels ;
• l'encodage des congés de maladie ;
• l'encodage des congés extraordinaires ;
• le suivi administratif des différentes absences ;
• la vérification de la cohérence des informations encodées ;
• le classement et l'archivage des documents dans les dossiers des salariés ;
• la vérification que les dossiers du personnel sont complets et correctement organisés ;
• la mise à jour des informations administratives relatives aux collaborateurs ;
• la mise à jour des tableaux de suivi RH ;
• le suivi des documents administratifs arrivant à échéance ;
• la préparation des documents nécessaires lors de l'arrivée ou du départ d'un collaborateur ;
• diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du département RH.

Vous pourrez également être amené(e) à répondre à certaines demandes administratives simples des collaborateurs et à les orienter vers la personne compétente lorsque cela est nécessaire.

2. Contrats et documents RH

Vous participerez à la préparation et au suivi de différents documents RH, notamment :

• rédaction et préparation de contrats de travail ;
• préparation d'avenants aux contrats ;
• préparation de différentes attestations et documents administratifs ;
• vérification des informations nécessaires à l'établissement des documents ;
• suivi des signatures des documents ;
• classement des documents une fois signés ;
• préparation et organisation des dossiers administratifs des collaborateurs.

3. Recrutement et gestion administrative des candidats

Vous participerez également au processus de recrutement, notamment à :

• trier et analyser les candidatures reçues ;
• effectuer une première sélection des profils selon les critères définis ;
• rechercher des profils sur différents canaux de recrutement ;
• publier des offres d'emploi ;
• contacter les candidats ;
• organiser les rendez-vous et entretiens ;
• préparer les dossiers nécessaires aux entretiens ;
• participer à certains entretiens de recrutement ;
• constituer les dossiers administratifs des candidats ;
• demander aux candidats les documents nécessaires à leur dossier ;
• assurer le suivi administratif des candidatures ;
• tenir à jour les tableaux de suivi du recrutement ;
• envoyer les réponses aux candidats ;
• participer à la constitution des dossiers des candidats retenus.

Vous pourrez ainsi découvrir l'ensemble du parcours administratif et humain d'un recrutement, de la réception de la candidature jusqu'à l'arrivée du collaborateur dans l'entreprise.

5. Gestion administrative des stagiaires

Smets accueillant régulièrement des stagiaires, vous pourrez également participer à la gestion de leur parcours administratif :

• gestion et suivi des conventions de stage ;
• échanges avec les écoles et universités ;
• vérification des documents nécessaires à l'arrivée des stagiaires ;
• suivi des dates de début et de fin de stage ;
• constitution des dossiers administratifs des stagiaires ;
• suivi administratif des stagiaires pendant leur présence dans l'entreprise ;
• préparation des documents nécessaires à leur arrivée.

Cette partie vous permettra notamment de découvrir les relations entre une entreprise, les étudiants et leurs établissements scolaires.

6. Suivi et reporting RH

Vous pourrez également participer à la préparation et à la mise à jour de différents outils de suivi :

• tableaux de bord RH ;
• indicateurs relatifs aux effectifs ;
• suivi des absences ;
• suivi des recrutements ;
• suivi des stagiaires ;
• organisation et extraction de données RH ;
• préparation de reportings internes ;
• mise à jour de fichiers et bases de données RH.

7. Vie interne et communication RH

Selon les besoins du département, vous pourrez également participer à :

• l'organisation d'actions internes destinées aux collaborateurs ;
• la préparation de communications internes ;
• l'organisation d'événements internes ;
• différentes initiatives liées à la vie de l'entreprise ;
• l'amélioration de certains processus et outils RH.

Nous apprécions particulièrement les personnes qui ne se contentent pas d'exécuter une tâche mais qui sont capables de se demander :

« Comment pourrait-on faire cela mieux, plus simplement ou plus efficacement ? »

La confidentialité est essentielle

Il s'agit d'un point fondamental du poste.

Dans le cadre de vos missions, vous pourrez avoir accès à des informations personnelles, professionnelles et parfois sensibles concernant nos salariés et nos candidats.

La confiance est donc au cœur de ce stage.

Nous recherchons une personne dont la discrétion et le respect de la confidentialité sont des réflexes naturels, y compris en dehors du département RH.

Vous devez notamment être capable de :

• respecter strictement la confidentialité des informations auxquelles vous avez accès ;
• ne pas communiquer d'informations concernant les salariés ou candidats à des personnes non autorisées ;
• manipuler des documents personnels avec sérieux et précaution ;
• respecter les procédures internes ;
• comprendre qu'une information confidentielle reste confidentielle, même lorsqu'elle peut sembler anodine.

Le respect du secret professionnel et de la confidentialité est une condition indispensable pour ce stage.

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne sérieuse, fiable, organisée et consciencieuse, qui apprécie le travail administratif et qui porte une attention particulière à la qualité de son travail.

Vous êtes :

• organisé(e) et méthodique ;
• rigoureux(se) et consciencieux(se) ;
• attentif(ve) aux détails ;
• autonome et capable d'avancer sur une tâche après avoir reçu les instructions nécessaires ;
• à l'aise avec les tâches administratives ;
• à l'aise avec les outils informatiques ;
• capable de gérer plusieurs tâches et priorités ;
• fiable et ponctuel(le) ;
• naturellement discret(e) ;
• capable de respecter des procédures et des délais ;
• à l'aise avec la manipulation de données et de documents ;
• à l'aise dans les échanges avec les collaborateurs et les candidats ;
• capable de travailler avec des informations confidentielles ;
• curieux(se) et désireux(se) d'apprendre ;
• force de proposition.

Vous n'attendez pas systématiquement qu'on vous dise quoi faire : une fois votre travail compris, vous êtes capable d'avancer de manière autonome et de signaler lorsque vous avez besoin d'informations complémentaires.

Vous comprenez également qu'un département RH comporte une importante partie administrative et que certaines tâches peuvent être répétitives.

Vous ne rechignez donc pas devant les tâches administratives ou les petites tâches du quotidien.

Au contraire, vous êtes satisfait(e) lorsqu'un dossier est complet, correctement classé et parfaitement à jour.

Formation recherchée

Ce stage s'adresse notamment aux étudiant(e)s actuellement en cours de cursus dans les domaines suivants :

• Ressources Humaines ;
• Gestion des Ressources Humaines ;
• Gestion / Administration ;
• Management ;
• Droit, avec une orientation ou un intérêt pour le droit social ;
• Économie / Gestion ;
• École de commerce ;
• Psychologie du travail ;
• Administration des entreprises ;
• ou toute formation similaire comportant une dimension RH ou administrative.

Votre établissement doit permettre la réalisation d'un stage conventionné dans le cadre de votre cursus.

Ce qui compte avant tout pour nous est votre état d'esprit, votre sérieux, votre rigueur et votre capacité à apprendre.

Ce stage vous permettra de découvrir les Ressources Humaines de manière très concrète et polyvalente.

Vous serez notamment confronté(e) à :

• la gestion administrative du personnel ;
• le suivi des absences et des congés ;
• la constitution et la gestion de dossiers salariés ;
• la rédaction de contrats et documents RH ;
• la gestion administrative des recrutements ;
• le tri et la sélection des candidatures ;
• la préparation et la participation aux entretiens ;
• la gestion administrative des stagiaires ;
• les échanges avec les écoles et universités ;
• la gestion de données personnelles et confidentielles ;
• le suivi de tableaux et indicateurs RH ;
• l'organisation quotidienne d'un département Ressources Humaines.

Vous découvrirez ainsi toute la dimension administrative, humaine et opérationnelle des RH.

Important avant de postuler

Cette offre est exclusivement destinée aux étudiants actuellement inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire.

Pour être considéré(e), vous devez obligatoirement :

• être actuellement étudiant(e) ;
• effectuer ce stage dans le cadre de votre cursus ;
• pouvoir fournir une convention de stage de votre établissement ;
• respecter la durée et les dates de stage prévues par votre école/université.

Les candidatures de personnes ayant terminé leurs études et recherchant un emploi ou une première expérience professionnelle ne seront pas retenues.

Pour postuler

Merci de nous transmettre :

• votre CV ;
• une courte lettre de motivation ;
• le nom de votre établissement ;
• votre formation et votre année d'études ;
• les dates auxquelles vous êtes disponible ;
• la durée de stage prévue par votre établissement ;
• la confirmation que votre école/université peut établir une convention de stage.

Question(s) de présélection:

• Êtes-vous actuellement étudiant(e) et ce stage doit-il obligatoirement être réalisé dans le cadre de votre cursus ?

Merci de préciser dans votre réponse :
1. Nom de votre école/université
2. Formation suivie
3. Année d'études
4. Dates souhaitées pour le stage
5. Durée prévue du stage
6. Votre établissement peut-il établir une convention de stage tripartite ?
7. En quelques lignes, pourquoi pensez-vous être une personne particulièrement adaptée à un stage RH impliquant la gestion d'informations personnelles et confidentielles ?
Les candidatures ne pouvant pas fournir de convention de stage ne seront pas considérées.

Lieu du poste : En présentiel